Є два стереотипи про ремоут: поза офісом співробітник швидше за все страждає на неробство; оптимізувати процеси та забезпечувати ефективний результат у віддалених командах неможливо.
Ми зробили добірку інструментів для комунікації команди та планування завдань на ремоуті. До речі, використовуючи ці інструменти для віддаленої роботи, підтримувати продуктивність вдається:
- Adobe;
- Amazon;
- Facebook – компанія планує зберігати віддалений формат роботи для всіх співробітників до липня 2021 року;
- Gartner;
- Mastercard;
- Microsoft;
- PayPal;
- Slack та іншим.
Командна робота на ремоуті: топ-9 інструментів
Для оптимізації роботи команди та контролю статусів завдань існує безліч онлайн-сервісів. Деякі поширені в IT-сфері, інші підійдуть представникам креативних сфер. Ми вибрали універсальні, вони стануть у пригоді всім.Канали зв’язку
Оптимально використовувати програму Slack для роботи на віддаленні як основний зв’язок. Це чудова альтернатива Skype для командних ділових переписок. У сервісі доступні приватні та групові чати, а також окремі канали для різних тем, наприклад: #проектA, #навчання та інші. Slack використовують в AirBnb, LinkedIn та Samsung.Візуалізація проектів
Програма для формування дорожніх карток Roadmunk дозволяє скласти детальний план виконання проекту. Підійде організаціям, які часто використовують road maps. Після оплати стає доступним експорт у CSV, PNG та HTML. Інструмент використовують Amazon, Oculus, Xerox та Microsoft.Тайм-менеджмент
Простий рецепт тайм-менеджменту – cut the crap. Усуньте фактори, що відволікають, і відключіть все, чим не користуєтеся в процесі роботи. А для забезпечення режиму потоку використовуйте один із сервісів управління часом. Вони розроблені за різними принципами – TomatoTimer забезпечує формування робочого процесу за методом Pomodoro, а Forest дозволяє “виростити” дерево або цілий ліс, якщо не відволікатися на месенджери або стрічку в Instagram.Постановка та контроль завдань
Топ-1 програма для формування завдань – Basecamp. Сервіс дозволяє створювати шаблони проектів та приховувати чи перейменовувати робочі модулі. Є пробний період, доступ відкривається на місяць. Asana дозволяє призначати завдання, визначати черговість та дату здачі. Інформацію про завдання можна розширювати та коментувати, а цілі візуалізувати у форматі календаря. Проекти доступні для відображення у стандартному форматі та на дошках Kanban. Можлива інтеграція сервісу з Google Drive, Dropbox та Slack. Існує безкоштовна версія для 15 користувачів команди. Trello є дошкою для менеджменту проектів. У сервісі відображаються відкриті завдання та їх стан. Члени команди бачать зміни щодо проектів у реальному часі. Trello використовують компанії Adobe, Pixar та Google. Базова версія із файлами до 10 Мб безкоштовна. Bitrix24 дозволяє планувати завдання, призначати дедлайни та ділитися документами. На платформі є стрічка обговорень, а також приватні чати, реалізовані за принципом месенджера. У обслуговування впроваджено внутрішню систему обліку робочого дня і звітів. Bitrix24 використовують Xerox, Samsung та Volkswagen. Є безкоштовна версія з обмеженим список можливостей. Jira підійде для менеджменту проектів як невеликим командам до 20 колег, так і великим – із 200+ співробітниками. Відстежувати стан завдань можна як реального часу. У «Джирі» називаються елементи процесів. “Епіки” – це великі обсяги робіт, а “сторі” – підзавдання, на які діляться великі проекти. У сервісі доступний вибір методів планування – Scrum та Kanban. Можливе ведення планування з методології Agile, а також робота у внутрішній хмарі або на своєму сервері. Інструмент використовують Square, eBay, Spotify та Sisco. Передбачено 7-денний пробний доступ. Вартість залежить від кількості співробітників.Організація віддаленої роботи: викручеємо максимум
Переклад команди на ремоут не повинен супроводжуватися для керівника або топ-менеджерів стресом і колінами, що тремтять. Щоб уникнути хаосу та давно прострочених дедлайнів, дотримуйтесь цих порад – вони допоможуть організувати роботу, залишатися продуктивними та не вигоріти:- Загальний доступ. Відкрийте доступ до робочих даних та програмних продуктів. Важливо також вибрати одне хмарне сховище для файлів, чекістів та календарів, наприклад Google Drive або Dropbox.
- Безпека інформації. У бізнесі безпека робочих пристроїв — все одно, що дотримання правил гігієни в житті. Тому не варто ігнорувати пункт безпеки даних. Щоб це забезпечити, використовуйте шифрування на жорстких дисках, відключіть автоматичний вхід, поставивши пароль, працюйте через зашифрований протокол HTTPS або SSL, а також увімкніть двофакторну авторизацію для Gmail.
- Робота з плану-матрьошки. Ви маєте великі стратегічні плани компанії та відділів на рік, а також фокусні завдання на місяць? Використовуйте проектне планування. Кожен робочий день починайте з розрахунку терміновості завдань. Приділяйте розподілу справ 10-30 хвилин. Від дрібних, але обов’язкових справ нікуди не втечеш, але з огляду на стратегічні завдання можна потонути в дедлайнах і запізнитися з релізами. Формуйте список великих завдань на тиждень так: чотири тижні складають ваше фокусне завдання місяця, 12 місяців – стратегічне завдання року. Виходить план-матрешка.
- Здорові межі між роботою та особистим життям. Робочий день на ремоуті не повинен розтягуватися з сьомої ранку до ночі. Для цього складіть чіткий розпорядок дня та розбивайте його на частини. Наприклад, читанню пошти присвячуйте ранковий годинник, дзвонити з колегами — обідній час, основну роботу — період 10.00–15.00. Всупереч бажанню пропрацювати цілий день у ліжку, розділіть зони відпочинку, приготування їжі та роботи.
